التكلفة الخفية لإعادة ابتكار ما هو موجود بالفعل (في جميع شركات المحاماة الكبرى)

بقلم جويري مايس (الرئيس التنفيذي)

على مدار الأشهر القليلة الماضية، لاحظت تكرار نفس نمط التحديث في الشركات الكبيرة، الشركات التي لديها أفضل النوايا وفرق عمل قوية وميزانيات كبيرة.

عادة ما يبدأ الأمر من الصفر. ويبدأ برنامج التحول، وسرعان ما يتحول التركيز إلى إيجاد الأدوات "المناسبة" وبناء المجموعة "المناسبة". ولكن ما يفاجئني هو أن الجزء الصعب ليس اختيار البرامج. والجزء الصعب هو كل ما تعيد الشركات بنائه حولها مرارًا وتكرارًا.

وهذا التجديد هو بالضبط ما يبطئ الشيء الوحيد الذي تريده الشركات بالفعل: تحقيق مكاسب في الكفاءة من خلال أتمتة العمليات.

العادة المكلفة: البدء من الصفر

تبدو المرحلة الأولى من العديد من البرامج مألوفة:

تقوم الفرق ببناء مقارنات طويلة لسوق التكنولوجيا القانونية من الصفر. ويتم إعادة إنشاء قوائم مراجعة الأمان والامتثال والمخاطر بشكل متكرر، لكل مورد على حدة. ويتم تجميع المجموعات "الأفضل في فئتها" أداة بأداة. ويبدأ عمل التكامل في إجبار الأنظمة على التواصل. ويتم تصميم برامج الترحيل كمشاريع لمرة واحدة. وتمر أشهر قبل أن تظهر القيمة الحقيقية للمحامين أو فرق الدعم أو الزبائن.

وهذه الطريقة ليست بطيئة فحسب. إنها مكلفة ليس فقط من حيث رسوم الموردين، ولكن أيضًا من حيث الوقت الداخلي وتكلفة الفرصة البديلة والتكلفة طويلة الأجل لصيانة الترقيع بعد تشغيله.

لسنوات، كانت أفضل الأنظمة المتاحة هي الحل الأمثل لشركات المحاماة الكبرى: اختيار أفضل أداة لكل متطلبات وربطها معًا بأفضل شكل ممكن. وفي كثير من الحالات، كان هذا هو المسار الواقعي الوحيد.

لكن السوق تطور. والمشكلة اليوم ليست أن الشركات تختار الأدوات الخاطئة. المشكلة هي ما يأتي بعد ذلك.

أفضل المنتجات في فئتها ليست هي المشكلة. المشكلة هي الترقيع.

لم تكن أفضل المنتجات استراتيجية سيئة أبدًا. المشكلة هي الواقع التشغيلي الذي يتبع تجميع المجموعة "يدويًا".

تأتي الأدوات المختلفة بهياكل بيانات مختلفة. ويتم تكرار بيانات التعريف الخاصة بالمسائل عبر الأنظمة. وتصبح الأذونات والحوكمة غير متسقة. وتكون عمليات التكامل هشة وتتوقف عند تحديث إحدى الأدوات. ويتدهور سير العمل بمرور الوقت لأنها تعتمد على موصلات لم يتم تصميمها لتكون أساسًا دائمًا. ولم يتم تصميم العديد من الأدوات خصيصًا لشركات المحاماة، مما يعني أنها لا تعكس دائمًا سير العمل القانوني وواقع التشغيل بشكل جاهز.

عندما تقوم الشركات ببناء مجموعة أدوات أداة بأداة، فإنها لا تشتري البرامج فحسب.

إنها تشتري برنامج تكامل وصيانة يكون عادةً أكبر وأكثر تكلفة من المتوقع.

وهنا يتعثر أتمتة العمليات بهدوء. وتعتمد الأتمتة على الاتساق: اتساق بيانات الموضوعات، واتساق الأذونات، واتساق خطوات سير العمل. ويجعل الترقيع كل عملية أتمتة أكثر صعوبة وبطئًا وخطورة عند تنفيذها.

طبقة البنية التحتية التي تفتقدها شركات المحاماة الكبرى

معظم الشركات لا تعاني بسبب نقص الخيارات. إنها تعاني بسبب نقص البنية التحتية.

تحتاج بيئة العمل القانونية الحديثة إلى أساس يجعل الأتمتة ممكنة وقابلة للتطوير:

• نموذج بيانات موحد (المسائل، الزبائن، الكيانات، الأذونات)
• عمليات تكامل موثوقة يتم صيانتها وتحديثها ومراقبتها
• سير عمل موحد قابل للتطوير عبر الفرق
• طبقة أساسية تحول الأتمتة إلى قدرة قابلة للتكرار بدلًا من سلسلة من المشاريع المخصصة

بدون هذا الأساس، تضيف كل أداة جديدة مزيدًا من التعقيد. وبوجوده، يصبح من السهل إدخال كل قدرة جديدة لأنها تتصل بشيء مستقر.

هذا هو التغيير الذي تقلل العديد من الشركات من شأنه: الكفاءة لا تأتي من إضافة المزيد من الأدوات. إنها تأتي من خلق بيئة يمكن فيها توحيد سير العمل وأتمتته دون إعادة هندسة الشركة في كل مرة.

عمليات الترحيل: حيث تتجاوز المشاريع الميزانية (والوقت المحدد)

الترحيلات هي المكان الذي تصبح فيه التحولات حقيقة واقعة وحيث غالبًا ما تتجاوز الجداول الزمنية.

ليس لأن الفرق غير قادرة، ولكن لأن الواقع فوضوي: أنظمة قديمة، بيانات غير متسقة، تنسيقات غير متوقعة، حقول مخصصة لا يفهمها سوى شخص واحد، وحالات استثنائية في كل مكان.

وإذا تم التعامل مع كل عملية ترحيل على أنها جهد هندسي جديد ومخصص، فإن التكاليف تتضاعف بسرعة.

والتكنولوجيا وحدها لن تحمل عملية الترحيل. لهذا السبب، عادةً ما تبني الشركات الناجحة هيكلًا حول العمل أيضًا: نماذج الحوكمة ودليل SteerCo، وأطر إدارة التغيير، ومواءمة أصحاب المصلحة، ومسارات انضمام منظمة لكل قسم، وخطط اتصال تحمي جودة الخدمة أثناء الانتقال.

لأن الهدف ليس "نقل البيانات". الهدف هو شركة تعمل بشكل أفضل في اليوم التالي لبدء التشغيل.

لا تبدأ بالذكاء الاصطناعي. ابدأ بالأساس.

هناك الكثير من الضجة حول الذكاء الاصطناعي في المجال القانوني في الوقت الحالي. سيكون للذكاء الاصطناعي أهمية كبيرة.

ولكن شركات المحاماة الكبرى تحقق أكبر العوائد عندما تبدأ بما يمكّن كل شيء آخر: تحسين العمليات، وتوحيد سير العمل، وأتمتة الأعمال المتكررة، والبيانات النظيفة والمنظمة.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يعزز أساسًا تشغيليًا قويًا. ولكنه لا يمكنه إصلاح الأنظمة المجزأة والبيانات غير المتسقة وسير العمل اليدوي بشكل موثوق.

لذا فإن التسلسل مهم:

الأساس → الأتمتة → الذكاء (الذكاء الاصطناعي)

إذا بدأت بالأساسيات، يصبح الذكاء الاصطناعي عامل مضاعف، وليس عامل تشتيت.

السؤال الواضح: لماذا إعادة بناء ما هو موجود بالفعل؟

إذا كانت شركتك تعمل حاليًا على جداول بيانات جديدة لمقارنة الأسواق، أو تجمع مجموعة من الأدوات، أو تستثمر شهورًا في جعل المنصات تتواصل مع بعضها، أو تخطط لانتقال كبير من الصفر، فإنه من الجدير أن تسأل:

لماذا تبدأ من الصفر، في حين أن البنية التحتية موجودة بالفعل؟

أين تتناسب لو كلاود

تم إنشاء لو كلاود لجعل هذا المسار أسرع وأكثر أمانًا وأكثر كفاءة من حيث التكلفة:

• أفضل ما في فئته مدمج حيثما يكون ذلك مهمًا
• وظائف مدمجة حيث توجد ثغرات
• عمليات ترحيل وأتمتة صناعية
• دعم شامل للتبني والتطبيق

لو كلاود هي الاختصار لأننا قمنا بالفعل ببناء الطريق الطويل.