Overzicht

Geen leverancier, maar een echte partner met diepgaande kennis van de juridische sector.

Federico Wuyts_ Caluwaerts UytterhoevenAntwerpen

Toekomstbestendige juridische software

Met ons advocatenkantoor, dat intussen zo’n 80 medewerkers (advocaten en backoffice) telt, zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe softwareoplossing omdat ons vorige systeem simpelweg gedateerd was. Het was niet langer up-to-date met de nieuwste technologieën en bood onvoldoende perspectief op verdere innovatie, in het bijzonder op het vlak van AI-integratie. We wilden een platform dat niet alleen onze huidige werking ondersteunt, maar ons ook klaarstoomt voor de toekomst. Via een gerichte online zoektocht zijn we bij Lawcloud terechtgekomen.

Een goed beheerde transitie

Een overstap van deze omvang brengt onvermijdelijk zorgen met zich mee. De grootste bezorgdheden lagen bij de datamigratie en de mate waarin onze medewerkers zich de nieuwe software eigen zouden maken. Door vooraf een steering comité samen te stellen, met vertegenwoordiging van zowel partners als medewerkers, hebben we het traject grondig voorbereid. Dat heeft zijn vruchten afgeworpen: hoewel het migratieweekend bijzonder spannend was, bleek dat reeds zondagavond quasi alles correct was overgezet. Daardoor konden we niet-productieve tijd voor onze fee earners vermijden. De overgang voor de eindgebruikers verliep zoals bij elke verandering: sommigen pasten zich sneller aan dan anderen. Goed changemanagement en duidelijke communicatie bleken daarbij cruciaal. In zijn geheel voelde het traject gecontroleerd en voorspelbaar aan, met een communicatieve en constructieve projectaanpak vanuit Lawcloud.

Een echte partner, geen leverancier

Wat voor ons het verschil maakt, is dat Lawcloud niet aanvoelt als een loutere leverancier, maar als een echte partner. Ze denken mee over de organisatie van het kantoor, ruimer dan enkel het aanbieden van software. De bereikbaarheid is uitstekend en de communicatielijnen zijn kort. Dat geeft vertrouwen om op lange termijn samen te werken. We hebben bovendien het gevoel dat Lawcloud onze context en manier van werken echt begrijpt. Hun aanpak getuigt van een verrassend diepe en brede kennis van de advocatuur. De communicatie en planning zijn helder en gestructureerd. Wat hen onderscheidt van andere legal tech-aanbieders is die sectorspecifieke expertise, hun bereikbaarheid en de integratie met platformen die door de rechtbank worden aangeboden.

Adoptie en teamontwikkeling

De adoptie bij medewerkers verliep in fases, maar intussen werkt iedereen vlot met het systeem. Uiteindelijk is dit eerder een mensenkwestie dan een softwarekwestie. De samenwerking binnen het kantoor is er merkbaar op vooruitgegaan, mede dankzij efficiëntere en meer tijdsbesparende processen. Het samen ontdekken van het product en het delen van de eerste frustraties heeft zelfs bijgedragen aan een versterking van de teamdynamiek. We merken vandaag dat iedereen efficiënter werkt en dat dossiers en prestaties beter worden opgevolgd.

Meetbare impact op alle niveaus

Concreet zien we op verschillende niveaus een duidelijke impact. Financieel hebben we veel beter inzicht in onze cijfers: ze zijn op elk moment up-to-date, wat rust en controle brengt. Op het vlak van rapportering en management is ad-hoc rapportering onmiddellijk beschikbaar, zonder bijkomende menselijke inspanningen. Operationeel is de tijdswinst evident en werkt iedereen uniformer, mede doordat de software het juiste gebruik stimuleert. Cultureel heeft de overstap geleid tot een meer data-gedreven en gestructureerde manier van werken.

Sterke prestaties en ecosysteem

De performantie van het product ervaren we als zeer goed. Functionaliteiten zoals de review queue en de vlotte registratie van uren springen er voor ons echt uit. Daarnaast is de “ecosystem”-aanpak, waarbij partnertools naadloos geïntegreerd worden, bijzonder waardevol. Dat maakt het platform robuust en toekomstgericht.

Een nieuwe standaard in rapportering

In vergelijking met vroeger is vooral de rapportering een wereld van verschil. Waar rapporten vroeger tijd en manuele inspanning vroegen, krijgen we nu met één klik diepgaande inzichten. Bovendien zorgt de software ervoor dat iedereen op een meer uniforme manier werkt. Zonder Lawcloud zouden we vandaag vooral die sterke en gebruiksvriendelijke rapportering missen. Het grootste verschil met de vroegere situatie is de combinatie van transparantie, controle en efficiëntie.

Meerwaarde voor elk kantoor

Wij zouden Lawcloud aanraden aan zowel kleine als grote kantoren; elk kantoor kan er baat bij hebben. Voor grotere kantoren biedt het systeem een duidelijke meerwaarde doordat individuele performantie beter kan worden opgevolgd. Waar medewerkers zich vroeger makkelijker konden “verstoppen” en underperformance soms te laat werd opgemerkt, laat het huidige systeem toe om tijdig bij te sturen.

Klaar voor de toekomst

Voor de toekomst kijken we uit naar verdere AI-integratie. Net op dat vlak helpt Lawcloud ons om als kantoor future-proof te blijven. Hun continue focus op innovatie en verbetering geeft ons het vertrouwen dat we technologisch mee blijven met onze tijd en klaar zijn voor wat komt.